A. Langkah-langkah penyusunan surat
Sebuah surat yang baik bukan sekedar rangkaian
kalimat demi kalimat, melainkan memerlukan criteria tertentu agar surat yang
disusun itu tampak menarik , efektif dan mudah dipahami, untuk itu, pengonsep
atau penulis surat perku memperhatikan langkah-langkah penyusunan surat berikut :
1.
Sebelum menulis
surat, perlu ditetapkan dan dirumuskan lebih dahulu permasalahan yang akan
disampaikan di dalam surat tersebut.
2.
Permasalah itu
disusun menurut urutan yang telah ditetapkan, kemudian diuraikan secara sistematis
melalui kalimat demi kalimat.
3.
Jika diperlukan
uraian itu dapat dilengkapi dengan jumlah daya yang relevan.
4.
Setiap pokok
persoalan hendaknya disusun dalam sebuah paragraf yang jelas.
5.
Setelah selesai
di tulis,surat itu hendaknya diperiksa kembali untuk mengetahui apakah masalah
yanga kan dissampaikan sudah tuntas atau belum. Jka masih ada masalah itu
segeradi siapkan. Demikian pula jika ada kaliamat yang kurang baik atau
penggunaan tanda baca yang krang tepat, maka segera diperbaiki.
6.
Jika semuanya
telah lengkap dan anggap memadai, barulah konsep itu di ketik rapi
7.
Sebelum ditandatangani,
surat yang telah diketik rapi perlu diperiksa secara teliti untuk lebih
meyangkinkan kebenaranya.
B. Format Surat
Format surat yang sudah digunakan oleh berbagai instansi di Indonesia masih sangat beragam. Ragam / variasi surat
itu timbul karna belum ada pedoman baku dalam hal format surat.
Jika
dipandang dari segi keresmian penggunannya, format surat ada yang resmi di bawah ini ada beberapa format surat resmi
yang di gunakan di Indonesia, sebagai berikut :
1.
Format lurus
penuh (full black style)
2. Format lurus (block
style)
3.
Format setegah lurus
A (semi block style)
4.
Format setegah
lurus B
5.
Format leguk
atau format bergerigi (indented style)
6.
Format paragraph
mengantung (indented style )
Format resmi ynag
lazim dijumpai dan digunakan oleh
berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta adalah format (1) (4)
sedangkan format (5) dan (6) tidak banyak digunakan. Format setegah lurus A (semi
block style) termasuk format surat
resmi Indonesia versi lama, sedangkan format resmi Indonesia versi baru adalah
formatsetegah lurus B.
H. Bagian-bagian surat
Surat
resmi digunakan lazimnya menpunyai bagian-bagian sebeagai berikut :
1.
Kepalah surat
Kepalah surat
lazim pula di sebut kop surat . di
dalamnya terdapat hal-hal seperti berikut, nama instansi, alamat lengkap, nomor
telepon, kotak surat, kode pos, alamat, dan lambing atau logo instansi selain itu tersebut dapat
juga jenis usaha, alamat kantor cabang, nama bank, jika instansi itu bergerak
dalam bidan bisnis atau usaha.
2.
Tanggal surat
Tanggal surat perlu di cantumkan pada setiap penulis
surat. Fungsi tanggal surat itu adalah untuk memberitahukan pihak penerima
tentang waktu penukisan surat .
|
Tepat
|
Tidak tepat
|
|
10 September 2016
|
Tanggal 10 bulan September 2016
|
|
3 maret 2016
|
Makassar 3 maret 2016
|
|
4 april
|
Bulukumba, 04-05-2016
|
|
25 mei 2015
|
25 mei ‘015
|
|
30 januari 2014
|
30 jan 2014
|
Apabila
format setelah B lurus ,tanggal ditulis pojok kanan atas surat
|
Kop
Surat
|
|
24 April 2016
|